Agrément phytopharmaceutique

Contexte

Pour exercer certaines activités liées aux produits phytopharmaceutiques, une entreprise doit obtenir un agrément auprès du service régional de l’alimentation (SRAL). La démarche est complexe : le professionnel doit d’abord souscrire un contrat avec un organisme certificateur avec la réalisation d’un audit documentaire pour obtenir un agrément provisoire du SRAL. Cet agrément provisoire permet ensuite à l’organisme certificateur d’auditer l’entreprise pour délivrer la certification nécessaire. Une fois en possession de cette certification, le professionnel sollicite à nouveau le SRAL pour obtenir l’agrément définitif. Cette procédure entraîne une double transmission d’informations par le professionnel, à la fois au SRAL et à l’organisme certificateur. Actuellement, la demande se fait sous forme papier via un formulaire Cerfa. Les gestionnaires du SRAL utilisent le logiciel Approbation, qui ne permet pas d’instruire les demandes mais sert à stocker certains documents, principalement destinés aux inspecteurs et à la DGAL.

Problème

Trois problèmes majeurs ont été identifiés lors de cette procédure :

1. Démarches lourdes et peu compréhensibles pour les professionnels : Les professionnels trouvent les démarches trop lourdes et peu compréhensibles. Ils sont presque systématiquement relancés par leurs organismes certificateurs et par le SRAL pour être en conformité avec leur agrément.

2. Mauvaise communication entre organismes certificateurs et SRAL : Les organismes certificateurs et les SRAL échangent très peu. Leur mauvaise connaissance du rôle de l’autre entraîne des discontinuités dans le suivi des dossiers d’agrément.

3. Hétérogénéité dans la gestion de la prévention des risques par les SRAL : La diversité des outils, pratiques et capacités de chaque gestionnaire dans les SRAL engendre de l’hétérogénéité dans la gestion de la prévention des risques sur l’ensemble du territoire. Par exemple, les données disponibles diffèrent selon les gestionnaires et il y a une mauvaise compréhension des besoins des inspecteurs par les gestionnaires (pas d’accès à l’historique du dossier pour les inspecteurs).
 Ces problèmes posent un double enjeu : simplifier les démarches pour les professionnels déjà très sollicités et améliorer la prévention des risques pour l’environnement et la santé publique.

Solution

1. Réduction de l’implication des professionnels :
   • Simplifier la procédure pour limiter l’implication des professionnels et améliorer la transmission d’informations entre les organismes certificateurs (OC) et le SRAL.
   • Revoir les procédures avec la notion du “Dites-le-nous-une-fois” pour éviter aux professionnels de fournir plusieurs fois les mêmes informations aux organismes certificateurs et aux SRAL.
   • Utiliser “Démarches Simplifiées” pour dématérialiser les démarches et faciliter le suivi pour les gestionnaires.
2. Optimisation des analyses de données :
   • Simplifier les analyses de données pour optimiser leur utilisation lors des contrôles.
   • Améliorer les transmissions d’informations entre les organismes certificateurs et les SRAL.
   • Harmoniser les contrôles avec une meilleure connexion entre les données des gestionnaires en région.
   • Impliquer les gestionnaires dans le choix des établissements à inspecter.
3. Amélioration du suivi des dossiers :
   • Accompagner la DGAL dans la transformation numérique des services pour améliorer le suivi des dossiers.
   • Harmoniser les pratiques de stockage avec un lieu unique accessible à tous les SRAL avec l’aide de la DGAL pour le calibrage et les modalités d’enregistrement dans le serveur régional.
   • Organiser des cycles d’ateliers sur la migration des dossiers et les nouvelles pratiques, avec des guides détaillés pour les gestionnaires en SRAL.

Stratégie

L’objectif est de déployer ces solutions dans un premier temps avec des organismes certificateurs et SRAL volontaires, puis sur tout le territoire d’ici fin 2024 si les résultats sont concluants. Fin 2025, un bilan de l’expérimentation sera réalisé pour évaluer l’impact, la possibilité d’étendre davantage le processus “Dites-le-nous-une-fois” dans les procédures, et statuer sur l’utilisation du logiciel Approbation.