Mettre en place un cahier de transmissions numérique entre crèches et parents

Chaque jour, le personnel de crèche effectue 100 transmissions aux familles de Marseillan. En France, on recense plus de 400 000 places en crèches, ce qui constitue un potentiel immense à l’échelle nationale.

Problèmes identifiés

Les transmissions entre le personnel de la crèche et les familles posent plusieurs problèmes :

• Côté famille : il existe une perte d’informations lorsque des personnes tierces récupèrent les enfants (environ 35% des familles sont concernées).
• Côté personnel de crèche : il y a une absence de centralisation des informations récoltées, de multiples saisies et resaisies des informations dans différents supports et parfois, perte des informations au cours de la journée. Ce temps perdu est estimé à environ 18 minutes tous les jours !

Impact recherché

• Améliorer et enrichir les transmissions pour les rendre plus vivantes et accessibles à tous ;
• Faire en sorte qu’il n’y ait plus de pertes d’informations ;
• Faire en sorte de donner de la visibilité sur les moments de vie de l’enfant à la crèche ;

Démarche d’investigation

🔎 Temps 1 : Recherche usager

Notre recherche terrain s’articule autour de trois piliers :

• 16 entretiens auprès d’un panel représentatif de familles (parents et personnes tierces qui sont amenées à déposer ou récupérer l’enfant)
• 2 observations en crèche via des “Carnets de bords”
• 9 entretiens auprès d’un panel représentatif de personnel de crèche qui participent à la récolte d’informations ou délivrent les transmissions (éducatrices, infirmières, puéricultrices, agents)

Au terme de cette recherche, nous souhaitons à :

• comprendre quelle est l’expérience vécue par les familles et le personnel de crèche 
• identifier les points de douleur rencontrés 
• mettre en lumière les opportunités d’amélioration des transmissions

💡 Temps 2 : Identification des problématiques clés et idéation

Voici les enseignements que la recherche usager nous a permis de mettre en lumière : 

Les problèmes rencontrés par les familles : 

• Perte d’informations quand des personnes tierces viennent chercher l’enfant car les informations ne sont pas ou que partiellement communiquées
• Certaines informations jugées superflues / non adaptées aux besoins des parents - cela varie en fonction des parents (change, repas, sommeil)
• Hétérogénéité des informations partagées aux parents par le personnel de crèche 
• Répétitions de transmissions entre les deux structures et entre les agents au sein d’une même structure
• Problème de confidentialité non respectée avec les transmissions dans le hall

Les problèmes rencontrés par le personnel de crèche : 

• Multiplication des outils papiers (cahier, feuille volantes)
• Perte de temps lié à de la re-saisie ou perte d’informations
• Perte d’informations lié aux problèmes de relecture
• Incompréhension du projet pédagogique par certains parents pressés / qui ne prennent pas le temps lors des transmissions 

💡 Temps 3 : Illustration et test de l’expérience cible

A partir de ces problématiques, nous avons mené plusieurs sessions d’idéation et réalisé un benchmark des solutions existantes sur le marché pour identifier un concept avec une proposition de valeur forte et qui réponde vraiment aux besoins des familles.

Notre concept : des transmissions numériques interactives accessibles à tout instant et adaptées aux besoins des familles.

Les fonctionnalités clés : 

• 🚀 Transmissions accessibles à tout moment et personnalisables en fonction des besoins des familles 
• 📆 Accès à l’historique des transmissions semaine après semaine
• 📝 Gestion administrative à distance avec un système d’alertes pour relancer les familles (contrats, congés)

Afin de tester cette promesse usager, nous avons réalisé 2 storyboards d’expérience cible (1 pour les familles et 1 pour le personnel de crèche) que nous sommes allées tester auprès de notre panel initial de recherche :

En conclusion pour les familles, cet outil leur facilite l’accès aux informations, leur permet d’anticiper et d’adapter la soirée de leur enfant. Les photos sont très attendues et demandées. Pour le personnel de crèche, il y a une rapidité de transmissions avec un gain de temps (plus d’éléments à cocher et donc moins d’écriture).

Très bonne démarche, c’est un gain de temps et une économie de papier !

Super outil, que des avantages, on ne perd pas le lien physique et relationnel avec le personnel de crèche.

J’ai accès aux informations même quand c’est pas moi qui récupère mon enfant

Collectivité sponsor : Marseillan