Améliorer la collaboration numérique entre agents et élus, notamment dans la préparation des conseils municipaux

Améliorer la collaboration numérique entre agents et élus notamment pour la préparation et la tenue des Conseils municipaux (qui nécessite souvent de nombreux envois email – avec pièces jointes, aller-retour et échanges sur différentes versions d’un même document…).

Hypothèses problèmes

Quel est le problème que vous avez identifié ?

Au sein des petites collectivités, l’accès et le partage de l’information entre agents et élus est compliqué et chronophage.

Ultérieurement : plus contextualiser et préciser la notion de “compliqué” (timing, qualité de l’information, granularité etc.)

Qui est concerné par ce problème ?

Le problème impacte l’ensemble des élus et une grande partie des agents (notamment ceux en contact avec les élus, en position de management intermédiaire jusqu’à DGS mais d’une manière générale tout ceux qui produise et gère de l’information).

Quel est le préjudice (conséquences) du problème pour les usagers ?

Le préjudice est (i) une perte de temps / efficacité / efficience pour élus et agents et donc de l’action de la collectivité (ii) un risque sécuritaire et/ou juridique - recours à des outils non protégés ou non adapté s(iii) un risque psycho-social (infobésité, position de goulot d’étranglement, sur sollicitation).

Pas de statistiques disponibles à notre connaissance.

Le problème est quotidien et très fréquent.

Le problème s’aggrave avec la crise sanitaire (diminution des échanges physiques) et de la complexification du travail et des agents / élus (de plus en plus d’éléments à échanger)

Quelles sont les principales causes du problème ?

Les hypôthèses sont :
- un manque de culture organisationnelle des collectivité pour du travail collaboratif / horizontal
- un manque de culture / compétence numérique (partagé ou spécifique à certaines fonctions ou élus) permettant de reccourir à des solutions permettant un échange facile et sécurisé des informations
- un manque de moyen / ressources des petites collectivités pour s’équiper en solution
- un manque de solution précisement adapté aux besoins des petites collectivité (outils simple/ visuel)

Pourquoi le problème vous semble-t-il actionnable ?

Le problème est actionnable [périmètre à définir]

Le problème est conscient au moins chez une partie des personnes impactées (à confirmer dans les entretiens).
Le problème peut être adressé dans sa globalité même si les enjeux sous jacent ne pourront pas forcément l’être aisément (culture organisationnelle, compétences, moyens etc.)

Comment allez vous tester vos hypothèses problèmes ?

Hypothèse : voir partie I

Modalité de confrontation des hypothèses avec entretiens agents/ élus (entretiens organisés via collectivité partenaire) + benchmarking de solution existantes

Partie solution

Quelle serait la finalité de votre solution ?

Fluidifier l’échange et l’accès, la gestion et la diffusion de l’information au sein des collectivité en fonction du statut de (élu, agent) et rôle (partie prenante ou non d’une mission ou projet) de chacun.

Collectivité sponsor : Gilly-sur-Isère, La Chambre