Dérogations de produits phytosanitaires

Contexte

Le bureau des Intrants et du Biocontrôle ( BIB ) est en charge de la réglementation des produits phytopharmaceutiques et des matières fertilisantes. Il délivre chaque année des dérogation aux filières agricoles pour l’utilisation de certains produits. Cela représente environs 100 dérogations par an, qui sont dans leur grande majorité des renouvellements de dérogation.

Les dossiers sont traités manuellement avec des risques d’erreurs importants, et la forte saisonnalité contraint à traiter plusieurs dossiers dans un temps relativement restreint, ce qui mobilise plusieurs agents du bureau.

Lors de la procédure, une partie du travail des agents du bureau des Intrants et du Biocontrôle ( les experts bureau qui vérifient la validité formelle de la demande, différent des experts filières qui instruisent les demandes ) consiste à la vérification des informations dans des sources diverses. Pour cela, les agents utilisent chacun des sources qui leurs sont propres , via des bases de données en ligne et certaines en interne. Le chef de bureau a développé un outil via le logiciel Access pour agréger les différentes bases de données et ainsi faciliter le travail des agents, mais cet outil n’est pas sécurisé et peu modifiable.

Problème

Dans le cadre de cette investigation, la problématique soulevée a donc été liée à la dérogation : Comment mettre en place une procédure pérenne et sécurisée pour réaliser les instructions de dérogation efficacement ?

Les intrapreneuses et le sponsor avaient une problématique annexe : Le besoin d’agréger plusieurs bases de données pour aider l’instruction en facilitant la vérification d’informations simultanément.

Solution

Après avoir vérifié les besoins utilisateurs ( ici les filières agricoles faisant la demande et les experts instruisant le dossier ), les intrapreneuses ont adapté la procédure pour tester cette dernière sur Démarches Simplifées. Les premiers retours des usagers sont positifs : il a donc été prévu d’agrandir le spectre du test et de retravailler certains aspects pour améliorer la procédure.

D’autre part, une problématique organisationelle forte est apparue sur le sujet lors des entretiens utilisateurs : Les demandes de dérogation sont concentrées sur cinq mois avec de très courts délais d’instruction, ce qui oblige les équipes de la DGAL à travailler dans l’urgence. Mais pourtant, plus 75% des demandes de dérogations sont des renouvellements. Elles sont donc anticipables et en partie traitables en amont du pic des demandes.

Ré-organiser l’ordre et les délais des dépôts de demande aiderait grandement le service et diminuerait l’intense charge de travail auquel les agents sont confrontés en haute saisonalité.