Suivi des subventions d'investissement

Le contexte

L’investigation est menée par la DRAC Occitanie qui constate des difficultés dans le suivi des subventions d’investissements par leurs bénéficiaires :

Ces derniers ont beaucoup de difficultés à suivre les échéances réglementaires, ce qui entraîne des recours administratifs, et des relances chronophages pour les gestionnaires de la DRAC. Au sein de celle-ci, les outils actuels n’incitent pas aux bonnes pratiques ni ne permettent une vision régionale des subventions en temps réel. Ainsi, les crédits non dépensés ne sont pas réattribués, ce qui pénalise la mission fondamentale de la DRAC.

Le problème

La problématique de départ est la suivante : Comment optimiser le suivi des dossiers pour améliorer le taux de consommation des subventions d’investissement accordées ?

Avec quatre objectifs correspondants :

• Comprendre pourquoi les bénéficiaires ne font pas les démarches nécessaires pour obtenir le versement de la subvention dans les délais
• Examiner les outils utilisés par la DRAC et découvrir ce que les autres ( DRAC, collectivités, bénéficiaires ) utilisent pour assurer le suivi
• Investiguer les interruptions dans le suivi : est-ce à cause de changements de personnels ? ou de la multiplicité d’interlocuteurs parfois mal identifiés ?
• Découvrir si les procédures de dépôt et de suivi d’un dossier sont connues de tous les interlocuteurs

La solution

Après avoir interrogé différents types de bénéficiaires de subventions d’investissement (agglomérations, associations, entreprises, communes de communes) et les agents de la DRAC impliqués dans cette subvention, il est apparu que la DRAC ne pouvait avoir que peu d’impact sur les délais et les procédures de la chaîne d’acteurs complexe et diverse du coté bénéficiaire. Par contre, elle pouvait automatiser et améliorer les tâches de relance, de gestion, et de récoltes de données, faisant gagner du temps à leur agent pour le réinvestir dans le temps dédié au conseil apporté au bénéficiaire. D’autre part, il y a eu l’investigation de plusieurs projets connexes avec le sujet de l’investigation. Deux ont particulièrement retenus l’attention : le logiciel OTEP pour les gestionnaires réalisé par la DRAC Ile de France et un nouveau projet du SNUM du ministère de la Culture sur la donnée et le suivi des subventions. A la suite de cette investigation, il a été décidé de rejoindre le projet du SNUM, en créant une équipe de gestionnaire DRAC Occitanie testeur sur le projet. De plus, grâce au focus bénéficiaire, l’investigation a pu apporter un nouveau point de vue dans la construction du projet du SNUM.