Améliorer la communication entre le centre de loisirs et les parents pendant les période de vacances

Chaque été, entre 80 et 120 enfants sont accueillis au centre de loisirs de Marseillan.

Problèmes identifiés

Les hypothèses de problème qui ont été identifiées en début d’investigation sont les suivantes : 

• Manque de communication : “En tant que famille, je manque d’informations sur les activités dispensées par le centre de loisirs par les animateurs”
• Absence de centralisation des informations : ”En tant que famille, je n’ai pas un point centralisé d’informations sur les activités”
• Absence de visibilité sur le planning : “En tant que famille, je n’ai pas de visibilité sur le listing des activités au jour le jour”
• Un programme qui n’est pas assez à la carte : “En tant que famille, j’aimerais que mon enfant soit davantage en extérieur, fasse plus d’activités, ne vienne que par 1/2 journées, etc…”

Impact recherché

• Mettre en valeur les activités et le travail fourni par les équipes éducatives
• Expliquer ce qu’il se passe et quel est l’objectif des différents temps (exemple du temps calme), décortiquer la journée en fonction du rythme de l’enfant

Démarche d’investigation

🔎 Temps 1 : Recherche usager 

Afin de mener des entretiens, les familles de Marseillan ont été contactées par plusieurs canaux :

• les associations de parents d’élèves
• en direct, par téléphone
• par email

En parallèle, un questionnaire quanti a été envoyé auprès de 300 personnes pour comprendre la perception des familles concernant l’accueil en centre de loisirs : ce qui fonctionne, ce qui éventuellement manque et ce qui pourrait être amélioré.

Au total, 30 familles ont fait des retours via le questionnaire et près de 20 entretiens complémentaires ont été menés. Globalement, les familles sont très satisfaites de l’accueil en centre de loisirs : ils apprécient l’accueil des animateurs (ils ont confiance quand ils déposent leurs enfants) et la diversité de ce qui est proposé. 

💡 Temps 2 : Benchmark et identification d’une solution

Un benchmark de solutions nous a permis d’identifier que :

• Les solutions existantes sont principalement des services de blogs pré-agencés
• Ces solutions sont souvent payantes

Nous avons identifié une solution gratuite qui permet de communiquer de façon interactive avec les parents : le blog toutemonannée.com. C’est une solution intuitive, gratuite, sécurisée et conçue pour répondre aux besoins des Centres de Loisirs.

💡 Temps 3 : Test de la solution pendant la période d’été

L’équipe a donc décidé de tester cette solution pendant la période d’été afin de pouvoir avoir des retours concrets des familles. En amont de la mise en place de la solution, l’équipe a :

• communiqué auprès des parents pour que ceux-ci puissent se créer des comptes 
• formé les utilisateurs clés (directeurs de centre de loisirs)
• embarqué les enfants dans la démarche en leur proposant de rédiger chaque jour de petits contenus à propos des activités.

En parallèle du test, l’équipe a mené des entretiens auprès des familles pour valider que l’outil réponde bien à ce besoin d’avoir davantage de visibilité sur les activités du centre.

Collectivité sponsor : Marseillan