Générateur de contrat d'apprentissage

Le problème de politique publique

💡 Quel problème de politique publique cherchons-nous à adresser ? Pourquoi, c’est important de s’y intéresser ? Pourquoi maintenant ?

Les employeurs manquent de repères juridiques pour remplir correctement le CERFA du contrat d’apprentissage :

• certains renoncent à l’embauche, ce qui oblige les candidats à l’apprentissage à retrouver un contrat dans des délais parfois très courts, faute de quoi il peut y avoir des abandons ;
• d’autres paient le service de structures dont le marché s’appuie sur la complexité de la démarche (prix constatés : entre 25 euros et 300 euros par contrat) ;
• les délais de traitement, notamment dus aux allers-retours pour correction, peuvent aussi engendrer des difficultés de trésorerie pour les plus petits employeurs qui comptent sur l’aide à l’apprentissage.

En proposant un formulaire mis à disposition gratuitement en ligne, qui intègre de la saisie assistée, il est possible de :

• Limiter les erreurs : en automatisant des contrôles de présence, format, cohérence et réglementaires des données saisies ;
• Acculturer les employeurs à la règlementation et aux pratiques de l’apprentissage en les informant tout au long de la saisie ;
• Alléger la charge de saisie pour l’employeur et l’organisme de formation : en complétant automatiquement plusieurs champs grâce à une seule donnée saisie ;
• Raccourcir les délais entre la transmission par l’employeur et la validation par l’OPCO.

À terme (V2), il serait aussi possible de :

• Fluidifier le circuit lié au dépôt des contrats en permettant une saisie collaborative des éléments entre l’employeur public et l’organisme de formation, dès que l’apprenti est retenu, ce qui permet de :
  1. Compléter le CERFA au fur et à mesure des informations à récupérer,
  2. Pré-remplir la convention de formation et d’éventuels autres documents complémentaires à joindre en fonction des cas particuliers
  3. Dématérialiser totalement la démarche, grâce à l’option de signature électronique rendue possible pour les parties ;
• Ajouter de nouveaux contrôles de données et collecter davantage d’informations pour compléter automatiquement plus de champs ;
• Transmettre automatiquement les informations du CERFA dans les SI des OPCO ;
• Suivre en temps réel l’examen du dossier, afin de détecter les anomalies dès la saisie et de raccourcir les délais de transmission du contrat ;
• Gagner du temps pour chacun des agents gestionnaires des OPCO : l’absence de ressaisie et la réduction des contrôles et de l’assistance leur permettant de réaliser des activités à plus forte valeur ajoutée ;
• Faciliter l’étude statistique autour des contrats d’apprentissage en recueillant et en traitant des données de saisie de qualité.

Les indicateurs d’impact

💡 Comment évaluer notre succès ? Que cherche-t-on a produire et comment imagine-t-on le mesurer ?

Des moyens de tracking seront mis en place afin de suivre :

• le tunnel de conversion, de l’accès au service jusqu’au téléchargement (nombre de clics sur « télécharger »/nombre de clics sur « accéder au formulaire)
• la qualité des données renseignées dans le CERFA (nombre de documents téléchargés comprenant entre 80 et 100% de champs correctement remplis)
• la satisfaction des utilisateurs (mesure de satisfaction par sondage en ligne à l’issue de la démarche)

Si la V2 est déployée, il sera aussi possible de suivre les délais de traitement.

Les usagers

💡 À qui nous nous adressons ? Quels sont les problèmes spécifiques de nos usagers ?

La solution s’adresse aux employeurs privés, en particulier les TPE/PME qui ne disposent pas de moyens humains ou pécuniaires pour déléguer la démarche administrative.

Elle s’adresse également aux Organismes de formation en apprentissage qui ne disposent pas d’un ERP leur permettant de faciliter la démarche et qui sont très souvent amenés à accompagner voire à faire la démarche à la place des entreprises.

Les sujets à débloquer

💡 Que devons-nous apprendre sur les problèmes des usagers pour être en mesure de proposer une solution utile et pertinente ? Quels sujets devons-nous dérisquer en priorité ?

La solution actuellement conçue est prévue pour un usage unique (aucune donnée conservée après téléchargement du contrat ainsi généré). Il faudrait pouvoir à terme proposer une solution complète, ce qui implique la mise en place d’un mécanisme de connexion sécurisée, l’installation d’un tableau de bord de suivi via lequel il serait possible d’aller plus loin dans la logique du « dites-le nous une fois » en permettant :

• l’enregistrement de modèles ;
• la génération d’un avenant, d’une convention de formation, d’une convention d’allongement ou de réduction de durée, d’une convention de mobilité, voire même d’un formulaire de résiliation à partir d’un contrat existant.

💡 Où et comment rencontrer nos premiers usagers pour mieux comprendre le(s) problème(s) à résoudre et les envisager des hypothèses de solutions ?

Via le tableau de bord de l’apprentissage, il est possible de détecter les organismes de formation qui ont des apprentis et qui ne disposent pas d’un ERP (certains ERP offrent déjà la possibilité de télécharger un CERFA pré-complété). En ayant déjà contacté certains d’entre eux, il nous est possible également d’entrer en contact avec des employeurs.

Via les réseaux sociaux, notamment LinkedIn, nous avons pu contacter les membres Groupe d’entraide des gestionnaires de contrat d’apprentissage. Ce réseau est également une source de verbatims éloquents sur les difficultés rencontrées par les employeurs, organismes de formation et apprentis pour qui la complexité du contrat a pu engendrer des conséquences telles que l’abandon du processus d’embauche.

L’équipe

** 💡 Qui est l’intrapreneur ? Quelles sont ses disponibilités pendant l’investigation ? Qui est le sponsor ?**

L’intrapreneur est Anne-Camille Monet, le produit a été réalisé jusqu’à présent à temps partiel, avec David Dela Cruz, développeur et Clémence Lanctuit, UX designer.