MILEVA

Problème

Les gestionnaires RH des académies ou de l’administration centrale sont très sollicités par les agents de leur structure de rattachement : congés, promotion, formation, règlementation RH applicable, recours, affectation, mutation, concours, problèmes de connexion aux logiciels… Certaines demandes sont simples, récurrentes. D’autres sont plus complexes et dépendent du statut de l’agent concerné et du processus RH mis en œuvre. Le traitement de ces demandes est particulièrement chronophage, parfois les réponses sont partielles ou incorrectes.

Solution

Le ministère et les académies détiennent une documentation détaillée de la réglementation, des règles en vigueur, des spécificités territoriales, mais également d’une base de connaissance des précédentes réponses aux questions posées (qui reste à anonymiser et à annoter).

Pour corriger l’irritant et permettre aux gestionnaires RH de consacrer plus de temps aux tâches à plus forte plus-value, il est proposé un service d’aide à la réponse aux questions RH basé sur l’intelligence artificielle générative. Les gestionnaires RH interrogeront un chatbot qui les aidera à préparer une réponse et leur permettra de gagner du temps.

Après une phase d’évaluation, le service pourrait être proposé directement aux agents en assurant leur formation au bon usage de l’outil.

Objectifs à 6 mois

Il convient de considérer Cassandre, développée par l’académie de Lyon, comme la phase initiale des travaux. La phase suivante vise à industrialiser le service, dénommé MILEVA au niveau national, et à le faire passer à l’échelle, en proposant progressivement une offre similaire à toutes les académies, tout en étoffant les fonctionnalités du produit. La cible étant un produit “assistant gestionnaire RH” pour toutes les académies et l’administration centrale.

Les objectifs se basent sur une projection des premiers résultats obtenus avec Cassandre, présentés ci-dessous :

• Périmètre de test : 40 gestionnaires RH du second degré dans l’académie de Lyon pour 25 000 enseignants

• En moins d’un an, Cassandre a contribué à traiter 1 183 dossiers, pour lesquels la solution a permis de réduire les recours de près de 20 %, soit 32 dossiers en moins, avec une économie de 2 heures par instruction optimisée sur un processus clé.

Les objectifs pour la première phase se concentrent sur la qualité et l’utilité de l’outil. L’expérimentation sera considérée comme un succès si, sur le périmètre d’expérimentation des gestionnaires RH et leur encadrement au sein de la DGRH sur les thématiques du mouvement des enseignants, du recrutement enseignants chercheurs et du recrutement des ITRF (entre 15 000 et 20 000 demandes en cumulé pour ces différents processus chaque année) :

• la pertinence des réponses de l’outil est évaluée positivement :

• leur satisfaction et leur capacité à travailler sereinement s’améliore : Taux de satisfaction / sérénité pour fournir des réponses > 85%

Le premier périmètre sera suivi d’une expérimentation en académie sur la thématique de la protection sociale complémentaire.

Sur du plus long terme, en plus des métriques ci-dessus, nous ciblons un impact réel sur le traitement des dossiers. Nous considérerons que la solution est un succès si les délais de réponse aux questions posées par les agents et services dans le cadre des processus RH les plus complexes ou chronophages se réduisent de manière significative grâce à MILEVA et permettent de dégager du temps pour le traitement de tâches plus qualitatives : indicateur déclaratif à collecter auprès des agents utilisateurs (un nombre d’heures gagnées par semaine et par agents).