PARTAJ

Le contexte

PARTAJ est une application, développée dans le cadre de la « Fabrique Numérique » du ministère de la Transition écologique par une start-up d’Etat qui a vocation à simplifier l’accès au droit et améliorer sa qualité au sein de ce ministère.

L’application met en relation les experts de la Direction des affaires juridiques (DAJ) et les services du ministère engagés dans la lutte contre le dérèglement climatique, la préservation de la biodiversité et l’organisation de mobilités plus durables.

Le ministère de la Transition écologique et le ministère de la Mer assurent la mise en œuvre de politiques publiques techniques. Les services chargés de la mise en œuvre de ces politiques tant en administration centrale qu’en services déconcentrés (DREAL, DDT(M), DIR) ont besoin de conseil juridique pour réaliser leurs missions. Ils sollicitent donc les bureaux de la DAJ par courriel ou courrier.

Le problème

Les services métiers font face à plusieurs difficultés pour accéder au droit via la DAJ :

• Qui est compétent pour répondre à ma question juridique ?
• Ma question juridique a-t-elle bien été réceptionnée ? Est-elle prise en charge ?
• Dans combien de temps aurai-je ma réponse ?
• L’urgence de ma demande est-elle prise en compte ?
• Comment suivre l’avancement de toutes mes questions juridiques ?

Les services de la DAJ rencontrent également des difficultés pour traiter les nombreuses questions juridiques :

• Les questions juridiques sont parfois incomplètes et demandent de nombreux échanges par téléphone et courriels impliquant des tâches administratives chronophages
• La question juridique doit parfois être dirigée vers un autre bureau de la DAJ en transmettant toutes les informations nécessaires à sa résolution
• Comment capitaliser sur des avis juridiques déjà rendus sur des questions similaires ?
• Comment assurer le pilotage et le suivi, en temps réel, du flux de demandes réceptionnées en respectant des délais raisonnables ?
• Comment valoriser quantitativement l’activité de conseil juridique en termes de délais de réponse et de stock de demandes traitées ?

Le produit : l’application PARTAJ

PARTAJ assure aux agents du ministère une prestation juridique de meilleure qualité. En supprimant les tâches administratives accessoires, l’application permet aux juristes de se recentrer sur leur cœur de métier et de fournir un avis dans de meilleurs délais aux demandeurs.

Les juristes reçoivent des demandes plus complètes grâce au cadrage du formulaire unique de saisine. L’application supprime les nombreux mails nécessaires pour traiter la demande. Ils peuvent collaborer avec leurs collègues et leur hiérarchie dans leur espace de travail tout en se libérant des tâches administratives chronophages. La base de connaissance leur permet de capitaliser sur les avis juridiques déjà rendus par la DAJ et facilite la recherche juridique.

L’application harmonise les outils de suivi élaborés au sein des différents bureaux de la DAJ. Elle génère, en temps réel, les statistiques liées à la fonction de conseil, qui n’ont plus à être renseignées manuellement a posteriori dans un progiciel. La direction peut prioriser les dossiers en fonction des délais indiqués par les demandeurs et du flux de demandes suivi en temps réel. Elle peut valoriser l’activité de conseil juridique à l’extérieur grâce au suivi statistique.

Un outil de simplification de l’accès au droit pour les services demandeurs

• un formulaire unique de saisine de la DAJ permettant d’orienter facilement les questions vers le bureau compétent et de moduler le délai attendu en fonction de l’urgence de la demande
• un suivi transparent du traitement de la saisine de type “suivi de colis” en temps réel avec un système d’accusé réception et de notification
• une interface utilisateur avec la DAJ dans laquelle les demandeurs retrouvent l’ensemble de leurs consultations avec leur statut et les avis juridiques

Un outil d’amélioration du travail juridique

• un espace de travail par saisine qui centralise tous les éléments structurants de la question juridique avec une messagerie dédiée pour l’échange de documents complémentaires
• un parapheur numérique qui assure la préparation collaborative de l’avis juridique avec d’autres services si besoin assurant le circuit des révisions et de la validation des projets de réponse
• une base de documentation juridique qui mutualise tous les avis juridiques de la DAJ et facilite la recherche juridique

Un outil de pilotage et de gestion de l’activité de conseil juridique

• un tableau de bord adapté aux utilisateurs qui donne une vision synthétique des actions à réaliser pour traiter les dossiers du bureau
• un tableau de suivi des indicateurs d’activité générées automatiquement permettant de mesurer en temps réel l’activité de conseil juridique

Un exemple d’impact

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