Besoins OPCO

Contexte

La LOI n° 2018-771 du 5 septembre 2018 pour la liberté de choisir son avenir professionnel a engagé de profondes modifications du paysage de la formation et a redéfini les modalités de financement de l’alternance en général et de l’apprentissage en particulier, pour lesquelles les OPCO interviennent au premier plan en tant que financeurs de la formation.

Les OPCO ont donc du adapter leur stratégie, leurs ressources et leurs outils pour servir à la fois leurs missions et de nouveaux enjeux.

Problème

Les échanges menés auprès des OPCO ont permis de montrer que :

• la situation des OPCO est très hétérogène, que ce soit en terme de moyens humains ou techniques ;
• les moyens de pilotage et de contrôle aux niveaux national et territorial dont disposent les OPCO présentent des axes d’amélioration possibles ;

• comme elle le fait déjà pour certains d’entre eux, la Mission interministérielle pour l’apprentissage peut aider les OPCO dans l’exercice de leurs missions,

  • soit par la mise à disposition de services déjà conçus et adaptables à leurs besoins spécifiques ;
  • soit par la création de services pouvant répondre aux irritants et besoins identifiés par les OPCO auprès de leurs publics.

Solution

Parmi les OPCO, certains d’entre eux se trouvent être déjà des consommateurs de produits, d’autres pas.

Les solutions proposées peuvent être consommées sur étagère, en fonction de la situation et des besoins de chaque OPCO.

Elles ont vocation à s’intégrer dans leur SI et permettent d’automatiser ce qui peut l’être ou faire gagner du temps redéployable sur de l’accompagnement afin de pouvoir garantir un même niveau de service pour toutes les entreprises, et ce quel que soit leur OPCO de rattachement.

A titre d’exemples

• Sur leur mission de service de proximité assuré aux entreprises, les OPCO peuvent mobiliser :

  • La bonne alternance Recruteurs, afin d’aider les entreprises à pourvoir leur recrutement en alternance ;
  • Le tableau de bord de l’apprentissage, afin d’accompagner les organismes de leur périmètre grâce aux indicateurs d’apprentis, inscrits sans contrat, en rupture ou en abandon.

• Sur leur mission de financement des contrats d’alternance, les OPCO pourraient mobiliser :

  • les scripts de contrôle de conformité (présence, format et cohérence des données) développés dans le cadre de la plateforme de saisie en ligne des contrats d’apprentissage pour les employeurs publics, afin de réduire les délais de traitement et donc de paiement des entreprises ;
  • tout ou partie des éléments du formulaire de saisie en ligne des contrats d’apprentissage (auto complétion des éléments, enregistrement des éléments récurrents, signature électronique…), afin de faciliter la démarche administrative pour les entreprises comme pour les organismes de formation ;
  • le référentiel des organismes de formation en apprentissage et le catalogue des formations en apprentissage, afin de procéder à des vérifications avant paiement (existence de la formation, organisme certifié ou autorisé par le certificateur…).

• Sur leur mission d’accompagnement des TPE/PME, les OPCO peuvent mobiliser :

  • le catalogue des formations en apprentissage et La bonne alternance, afin de faire connaître aux entreprises l’offre de formation existante sur leurs métiers ;
  • le référentiel des organismes de formation en apprentissage, afin d’identifier les organismes de formation d’un territoire et vérifier leur caractère règlementaire ;
  • le tableau de bord de l’apprentissage, pour connaître le volume de candidats à l’apprentissage ou d’apprentis en cours de formation et réaliser des études prospectives ;
  • l’algorithme prédictif de La bonne alternance pour identifier les entreprises susceptibles de recruter en alternance et faciliter la formation des apprentis sur des métiers en tension en ciblant les prises de contact et en suscitant des recrutements ;
  • les données de La bonne alternance Entreprises, afin d’exposer les offres sur leurs sites dédiés aux personnes en recherche d’alternance.

Calendrier

Phase 1 (Mai 2023 à Juillet 2023)

Cette première phase a pour objectifs :

• d’identifier, par OPCO, les solutions mobilisables en tenant compte de leurs solutions déjà opérationnelles et connues de leurs publics ;
• de définir conjointement la manière et la temporalité dans lesquelles ces solutions pourraient être actionnées ;
• d’identifier les irritants recueillis par les OPCO sur les parcours de leurs utilisateurs afin de pouvoir proposer des solutions nouvelles.

Livrables de cette première phase :

• Etat des lieux de l’utilisation des services par les OPCO ;
• Classification de chaque OPCO en fonction de la maturité de son SI et de ses ressources ;
• Outils de communication à destination des OPCO pour faire connaître les services (documentation, vidéos…) ;
• Macro synthèse des entretiens utilisateurs (Organismes de formation, entreprises, collaborateurs d’OPCO, délégataires, prestataires…) ;
• Roadmap de déploiement détaillée par OPCO en fonction de sa classification, avec pour objectif de mettre l’ensemble des OPCO au même niveau de classification.

Phase 2 (Septembre 2023 à Décembre 2024)

• Démarches de mise en œuvre opérationnelle des solutions par les différentes équipes (La bonne alternance, Tableau de bord, Cerfa dématérialisé…) ;
• Mise en place des indicateurs de mesure d’impact.

Livrables de cette 2nde phase :

• Mise à jour de l’état des lieux de l’utilisation des services par les OPCO ;

• Suivi d’impact des différents services mobilisés par les OPCO :

  • Nombre d’apprentis dans une entreprise issue de l’algorithme prédictif et contactée par un OPCO ;
  • Diminution du délai entre le dépôt du contrat d’apprentissage et son enregistrement suite à la mise en place ou l’enrichissement des scripts de contrôle mis en place sur les plateforme des OPCO ;
  • Volume d’indus recouvrés ou évités suite à l’utilisation par l’OPCO des données fiabilisées issues du référentiel des organismes et du catalogue des formations en apprentissage.

Résultats attendus

En mettant au service de l’ensemble des acteurs de l’apprentissage un ensemble de communs numériques, la Mission interministérielle pour l’apprentissage vise à rendre interopérables les SI de différents écosystèmes articulés aujourd’hui autour de différents référentiels, bases de données, ou outils.

Une harmonisation rend plus lisible l’apprentissage que ce soit pour les futurs apprentis, les apprentis, les entreprises, les organismes de formation, les opérateurs publics des différents ministères, les OPCO et, plus généralement, tous ceux qui produisent, consomment, fournissent et redistribuent des données.

Une telle interopérabilité suppose une standardisation pouvant intervenir :

• en amont, au niveau de la collecte par les différents opérateurs (modalités et sémantique partagées) ;
• et/ou en aval, au niveau du traitement de la donnée (mise en correspondance, fiabilisation et homogénéisation) ;
• et enfin et surtout, au niveau de la redistribution et de l’exposition de la donnée.

C’est pourquoi chaque acteur de l’apprentissage qui utilise les solutions développées par la Mission interministérielle pour l’apprentissage contribue à simplifier et à défragmenter les données de l’apprentissage en permettant à lui même comme aux autres acteurs :

• d’accéder aux données recueillies dans un système via différents systèmes ;
• de réduire le temps et le coût de la saisie des données ;
• d’augmenter la disponibilité des données ;
• d’aider à assurer la qualité et l’enrichissement des données ;
• de rendre les informations plus lisibles et de réduire les pertes d’opportunité pour les utilisateurs grâce au partage ;
• de créer de nouvelles opportunités pour l’analyse, la visualisation et d’éclairer les décisions grâce aux données.