Dédale

Accompagner les usagers des services des Bâtiments de France lors de travaux en espace protégé

Postes ouverts

Retour sur l’investigation

A l’initiative de l’UDAP du Rhône et de la Métropole de Lyon, une investigation a été conduite dans le cadre l’Atelier numérique du Ministère de la Culture en avril 2021 afin d’identifier et d’analyser les irritants rencontrés par les usagers et les agents.

Lors d’un projet de travaux, l’usager dépose une demande d’autorisation d’urbanisme (permis de construire, déclaration préalable…) auprès de sa mairie ou de sa communauté de communes. L’unité départementale de l’architecture et du patrimoine (UDAP), service des architectes des Bâtiments de France, partage son expertise quand le projet est situé en espace protégé.

Le parcours, notamment pour la recherche de l’information et la compréhension des démarches, se révèle parfois complexe. En parallèle, les services sont en tension dans un contexte de forte hausse des demandes.

Deux solutions complémentaires

A l’issue de l’investigation, deux solutions ont été retenues et sont en cours d’expérimentation.

Axe 1 - Un mini-site d’informations, point d’entrée des usagers :

  • mettre à disposition des usagers des informations fiables
  • rassurer l’usager dans sa démarche
  • diminuer les demandes d’informations auprès des agents des UDAP

Axe 2 - Un outil de consultations, point de contact auprès des services :

  • assurer un meilleur accompagnement de l’usager tout au long de sa démarche
  • faciliter les conditions de travail des agents
  • améliorer la prise en compte des sujets patrimoniaux dans le cadre des demandes d’autorisation d’urbanisme

Où en sommes-nous ?

1. Le déploiement de l’outil de consultations

Pour permettre aux usagers  de consulter l’UDAP dans le cadre de la préparation d’un projet, une plateforme a été mise au point avec plusieurs UDAP sur Démarches Simplifiées.

Déploiement : au niveau national, un quart des UDAP utilise ou test désormais cet outil. Les problématiques résultant de l’investigation se sont révélées être commune à une majorité des services.

Premiers retours :

  • les agents-utilisateurs au sein des services pionniers notent un gain de temps dans le traitement des demandes grâce à la baisse des sollicitations sur d’autres canaux (téléphone et mails) et à la meilleure qualité des dossiers.
  • les premiers usagers interrogés sont satisfaits de cet outil. Se pose la question d’une meilleure adaptation aux différents types de demandes (mise en place de champs conditionnels).

2. Une première version du mini-site d’informations

Une première version du mini-site est en ligne, hébergée sur le site du Ministère de la Culture. Plusieurs UDAP se sont investies dans la réflexion éditoriale (Deux-Sèvres, Maine-et-Loire, Rhône).

L’intégration plus approfondie à l’écosystème culture.gouv.fr ainsi que la communication externe est en cours. Les contenus et l’ergonomie sont retravaillés au fur et à mesure des retours utilisateurs.  

Prochaines étapes

La phase de construction du produit se poursuit à l’issue du Comité d’Investissement du 18 mars 2022.

Pour le mini-site :

  • Améliorer l’expérience utilisateur
  • Assurer la mise à disposition de contenus locaux par les UDAP
  • Communiquer sur le mini-site auprès de l’ensemble des UDAP et auprès des collectivités territoriales

Pour la plateforme de consultations :

  • Approfondir l’utilisation de Dédale dans les différents territoires départementaux
  • Améliorer le formulaire pour les usagers (simplification des champs)
  • Travailler à l’intégration de l’outil mis en place par Dédale au système d’information patrimonial pour favoriser le passage à l’échelle et l’utilisation d’un outil unique par les agents

Mise à jour : 10 mai 2022

L'équipe

Benjamin Doberset

Chargé de deploiement / Chargé de produit / Coach

Juliette Podglajen

Chargée de déploiement

Nicolas Perrot

PO