GAP 2.0 (Gestion Archives Papier)

Fiche produit

Quel est le problème que vous avez identifié ?

Les archives sont mal renseignées par les services (qui n’arrivent pas à remplir leurs obligations légales).

Qui est concerné par ce problème ?

Tous les usagers qui souhaitent avoir accès à des informations ou obtenir des justificatifs qui le concernent et ont été archivées. Tous les services producteurs d’archives papier, à chaque fois qu’un dossier devient une archive intermédiaire Pour nous, cela concerne :

• la future DREETS Occitanie (Direction Régionale de l’Economie, et l’Emploi, du Travail et des Solidarités)
• les 13 Secrétariat Généraux Communs départementaux pour l’Occitanie pour les futures DDETS (Direction Départementale de l’Emploi, du Travail et des Solidarités : fusion des ex Unités Départementales des DIRECCTE et des ex Directions Départementales de la Cohésion Sociale
• Potentiellement les 14 administrations de la future cité administrative de Toulouse (DREAL, DRAAF, DRFIP…
• Réplicable sur l’ensemble des administrations qui sont producteurs d’archives papier (collectivités territoriales, opérateurs publics …)

Quel est le préjudice du problème pour les personnes concernées ?

Si la mise en place d’une politique d’archivage permet une meilleure gestion de la conservation des documents, elle reste rare ou floue au sein de bon nombre d’administrations. Pourtant, pour des raisons légales, tout document concernant les relations avec l’extérieur doit être impérativement archivé. Voici les conséquences d’un non archivage :

Pour l’usager :

Information inaccessible Les citoyens peuvent se tourner vers l’administration pour demander un justificatif, nécessaire pour faire valoir leurs droits (par exemple, justificatif d’une inondation pour obtenir une compensation par l’assurance ; justificatif d’une formation etc.). La perte de documents entraînée par la mauvaise gestion des archives peut mener à l’impossibilité de faire valoir ses droits.

Pour l’administration :

Défaut de conformité réglementaire C’est lorsque l’administration est dans l’incapacité de donner des preuves. La plupart des documents doivent être conservés pour que l’administration puisse se prémunir d’un contrôle administratif ou d’un contentieux judiciaire. Il ne s’agit pas là d’une obligation, mais d’une nécessité. L’administration doit pouvoir disposer de ces documents pour justifier ses actions, ses décisions, le respect d’un cadre légal/réglementaire.

Sanctions pénales en cas de destruction sans accord préalable Toute personne détentrice d’archives publiques qui détruit des archives, ou qui laisse commettre ces faits, sans accord préalable de l’administration s’expose à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (article L. 214-3 du code du patrimoine). En tant que producteur d’archives publiques, l’agent est responsable de ses archives, en matière civile comme en matière pénale (cf. code du patrimoine art. L. 214-3 à 4) quel que soit son poste et tout au long de sa carrière.

Création d’un arriéré très coûteux
Lorsque les archives n’ont pas été traitées depuis plusieurs années, que les dossiers se sont entassés dans les armoires, on parle d’arriéré. Afin de le traiter, on peut faire appel à un prestataire qui peut être une solution à court terme, mais qui reste très coûteux. Cependant, si aucune règle d’archivage n’est mise en place, le problème recommencera.

Pertes de temps La recherche d’archives intermédiaires est ralentie, ce qui peut induire une perte de temps non négligeable pour certains services.