Inventaire des œuvres d'art

Problème de départ

Les rapports de récolement reçus par la MSRDOA font état d’un nombre important de biens non localisés lors des opérations de récolement (45 % sur l’ensemble des rapports reçus en 2020). Ces biens sont rarement retrouvés et peu font l’objet de dépôts de plaintes. Face à ce constat, la MSRDOA a postulé à l’appel à projet lancé par l’Atelier numérique du ministère de la culture. Exposant la problématique identifiée, une des solutions envisagées serait la mise en ligne des données relatives aux œuvres d’art de l’Etat recherchées (les dépôts dans un premier temps) pour permettre aux acteurs du marché de l’art, aux agents du ministère de la culture, aux services de police et aux citoyens d’avoir un accès unique à des informations actualisées et fiables sur ces œuvres et, le cas échéant, de les identifier.

Objectifs :

• Retrouver les œuvres d’art recherchées appartenant aux collections de l’État ;
• Lutter ainsi contre le trafic illicite des biens culturels ;
• La transparence administrative.

Investigation :

• Janvier-mars 2022
• 13 interviews (15 personnes) Les enseignements : il y aurait plus d’opportunités à traiter la problématique en donnant un cadre commun à la procédure des états annuels. Cette procédure, réglementaire pour les dépôts en provenance des grands déposants, permet un pointage régulier entre 2 récolements espacés de 10 ans. Elle permet notamment de repérer le plus en amont possible d’éventuelles nouvelles disparitions, de tracer les changements de localisation de biens ou encore de constater des dégradations matérielles. Enfin, elle peut occasionner la redécouverte de biens non localisés. Seulement cette procédure, qui permet d’agit en amont, est peu pratiquée. Lorsque les Etats annuels sont dressés, ces derniers sont peu qualitatifs et peu exploitables.
• L’équipe projet a proposé d’orienter son action vers la conception d’un outil pour établir les états annuels des dépôts afin d’assurer une meilleure traçabilité dans la gestion de ces œuvres. De plus, cette perspective correspondait plus amplement à la démarche de l’Atelier numérique qui est de réfléchir à une solution développée rapidement dans un esprit de co-construction avec les usagers.

  Passage en comité d’investissement en avril 2022.

• validation pour un nouveau mandat.
• Objectifs : concevoir et tester un prototype d’outil.

Construction :

Phase 1 : mai-décembre 2022

• Constitution d’une cohorte de testeurs (déposants : Cnap, Mobilier national, musée du Louvre ; dépositaires : ministère de l’éducation nationale, ministère de la culture, ministère de l’intérieur, préfecture du Rhône, préfecture de l’Ardèche).
• Récupération de notices d’œuvres auprès des déposants.
• Conception d’un prototype d’outil permettant aux dépositaires de pointer les dépôts par le remplissage d’un questionnaire et explorer, avec les déposants, les pistes d’exploitation des données de pointages reçues.
• Tests sur le terrain : 135 œuvres pointées et photographiées via un outil en ligne par les dépositaires (15 changements de localisations identifiés, 4 œuvres dont l’état sanitaire est déclaré préoccupant).
• Entretiens déposants : l’exploitation des données se ferait via un export des données permettant d’identifier les changements de localisation et les états sanitaires préoccupants. Passage en comité d’investissement en janvier 2023 :
• validation pour un nouveau mandat.
• Objectifs : passage à l’échelle, approfondir les questions de l’export des données des bases des déposants et de l’exploitation des données par ces derniers.

Phase 2 : janvier-Février 2023

• Entretiens déposants pour approfondir les questions des processus métier de mise à jour des bases de données et de la faisabilité des exports de données des notices d’œuvres à intégrer dans le prototype ;
• Conception de la V2 du produit.

Fin du projet

Cette étape a mis exergue la question du positionnement de la MSRDOA par rapport au développement et au maintien de l’outil, d’une part, et à l’impulsion politique nécessaire à la pérennisation du projet, d’autre part. Compte tenu des divergences de points de vue entre l’Atelier numériques et la MSRDOA, les discussions engagées ont conclu à l’arrêt du projet par cette dernière.

Enseignement tirés :

• Le besoin d’un cadre commun pour la procédure des états annuels a été exprimé par les membres du réseau.
• Les dépositaires ont validé lors de l’expérimentation le cadre proposé par l’outil : un pointage sécurisé et facilité par un formulaire en ligne avec possibilité de récupérer les données via un export.
• Pour les déposants, l’exploitation des états annuels est fastidieuse et chronophage, malgré le peu de pointage reçu. Le développement d’un outil tel que proposé dans ce projet, permettrait de simplifier cette étape sans aller jusqu’à l’automatisation qui, pour des raisons techniques, n’est pas envisageable, ni souhaitée par les déposants.
• La récupération des notices des biens déposés par les déposants rencontre, selon les cas, des difficultés techniques ou politiques.
• La conduite de ce projet nécessite une adhésion et une implication de la part des membres du réseau. Côté dépositaires, cette volonté a clairement été ressentie par l’équipe projet. Côté déposants, elle a été ressentie de façon inégale selon les profils.
• En février 2023, le Mobilier national s’est doté d’un nouvel outil de gestion des collections intégrant un module dédié aux états annuels permettant aux dépositaires de les saisir via une interface spécifique et aux inspecteurs du Mobilier national de pouvoir les exploiter directement dans l’outil. La MSRDOA restera attentive à l’efficience de cet outil intégré pour impulser des actions allant vers ce type de solutions auprès des autres déposants.