CanDeLa

Améliorer l’exercice de la mission de conseiller aux décideurs locaux, le relationnel et le partage documentaire avec les collectivités.

Contexte

Depuis mai 2019, la Direction générale des Finances publiques (DGFiP) s’est engagée dans une démarche de modernisation de son réseau dénommée « nouveau réseau de proximité » (NRP). Son ambition est de rendre plus efficace et cohérente l’organisation territoriale de l’État, et de mieux répondre à l’attente forte de ses usagers de bénéficier d’un service public proche d’eux, simple et accessible.

Cette évolution intervient dans un contexte de développement important du numérique et de modernisation des process. Elle se traduit, entre autres, par la mise en place de nouveaux conseillers, nommés « conseillers aux décideurs locaux » (CDL), dont l’objectif premier est de porter la nouvelle offre de services destinée aux collectivités locales en assurant un conseil adapté et personnalisé au profit des élus locaux (maires, présidents d’Établissement public de coopération intercommunale – EPCI, etc.).

Dans l’exercice de ses fonctions, le CDL peut ainsi être amené à :

  • Répondre aux besoins de chaque commune et chaque EPCI et leur apporter un éclairage pour faciliter leur prise de décisions ;
  • Expertiser la situation d’une commune ou d’un EPCI sous les angles budgétaire, comptable, financier, fiscal, économique, patrimonial ou domanial ;
  • Accompagner les élus locaux dans la mise en œuvre de process innovants ou sensibles ;
  • Être un relais pour toutes les problématiques relevant de la DGFiP.

La mise en place d’un véritable « réseau des CDL » doit permettre d’offrir des prestations sur-mesure adaptées au plus près des besoins de chaque commune, et de faciliter la prise de contact et une réactivité accrue grâce à un interlocuteur privilégié pour l’élu local

Problème

Entre les mois de juillet et octobre 2021, la phase d’investigation a été orientée vers la compréhension des problématiques et difficultés pratiques liées à l’exercice de la mission de conseiller aux décideurs locaux d’un point de vue communicationnel, organisationnel et opérationnel.

Les entretiens et enquêtes menés auprès d’une diversité d’acteurs répartis sur le territoire métropolitain, soit au total 22 personnes interrogées (directeurs généraux des services, directeurs financiers, élus, conseillers aux décideurs locaux, représentant Sud-Est Outre-Mer, etc.) ont permis d’identifier des éléments de douleur non négligeables tant du côté des conseillers aux décideurs locaux que des collectivités elles-mêmes.

Pour les conseillers aux décideurs locaux :

  • Prise de fonction

o Absence d’une base de contacts et d’une base de fiches collectivités ;

o Absence d’une base documentaire adaptée (fiches pratiques, fiches techniques, modèles de documents et de restitutions,…).

  • Suivi des échanges

o Manque de visibilité et de mutualisation sur l’ensemble des questions posées aux CDL ;

o Absence de suivi, de relance et d’historisation des échanges et documents partagés ;

o Absence de délai de réponse normé et communiqué aux collectivités.

  • Restitution, soutien et animation

o Fichiers complétés différemment selon les CDL et les départements ;

o Thèmes et sous-thèmes d’intervention difficiles à lier aux activités de terrain ;

o Manque de référents « experts » et de formations mutuelles entre conseillers.

• …

Pour les collectivités :

  • Accès aux données

o Des sources trop nombreuses aux formats inadaptés et autant de modes d’accès ;

o Des données trop anciennes, communiquées au mauvais moment ou limitée dans le temps.

  • Gestion documentaire

o Multiplicité des modes d’échanges (courriels, plateforme ESCALE, portail gestion publique,…) ;

o Absence d’historisation des échange et documents sur une période utile (3 à 5 ans).

  • Outils et supports d’aide à la décision

o Manque d’outils de simulation et de prospective ;

o Manque d’une base de connaissance sur les sujets techniques, complexes et d’actualité ;

o Absence d’une base documentaire adaptée et normée (fiches pratiques, fiches techniques, modèles de documents et de restitutions,…).

  • Relationnel

o Absence d’information sur les disponibilités prochaines et les délais de réponse du CDL ;

o Manque de visibilité et de mutualisation sur l’ensemble des questions posées aux CDL ;

o Impossibilité d’identifier les informations d’un ou plusieurs CDL en fonction des sujets traités ;

o Absence de suivi, de relance et d’historisation des échanges et documents partagés.

• …

Au-delà des douleurs susmentionnées, la phase d’investigation a été l’occasion d’apprécier les solutions déjà mises en place par la DGFiP et les collectivités pour répondre à ce besoin essentiel de suivi des réalisations et des contacts (fichier CALC, E-POC, etc.). Celles-ci se sont parfois révélées insuffisantes pour répondre de manière perçue comme efficiente aux besoins du terrain, tant du côté des élus et fonctionnaires territoriaux qu’au sein du réseau des CDL.

Solution

Les entretiens et enquêtes menés durant l’investigation ont permis d’objectiver la présence d’irritants majeurs tant du côté des conseillers aux décideurs locaux que des collectivités elles-mêmes. À l’aune de l’ensemble des problématiques susmentionnées, la solution « CanDeLa » se propose d’être une plateforme web de partage pensée comme un véritable concentrateur d’informations, de données et de documents permettant le suivi des échanges et des travaux entre les CDL et collectivités.

Le déploiement d’un premier MVP (Minimum Viable Product) doit permettre de répondre rapidement aux besoins identifiés, parmi lesquels :

  1. Le suivi des activités des CDL (agenda des réunions/interventions, thématiques portées, contact,…) ;
  2. La gestion des questions/réponses entre CDL et collectivités (dépôt historicisé des questions posées par les collectivités, suivi de l’état d’avancement de la réponse et des délais, information immédiate du comptable et des services DDDFiP, consultation simple de la réponse,…).

Présentation de la solution_CanDeLa_Sébastien VANÇON

Mesures d’impact

Les indicateurs d’impact sélectionnés, à consolider, devront conforter l’évolution de la solution CanDeLA :

  • Évaluation des usages

o Nombre d’utilisateurs internes et externes ;

o Nombre de documents partagés.

  • Amélioration de la qualité de service

o Réduction des délais de réponse ;

o Augmentation du nombre de projets d’investissement suivis par les CDL.

Suite donnée au projet

Le 15 octobre 2021, la Fabrique numérique de la DGFiP a réuni le comité de lancement de sa 1ère promotion d’agents intrapreneurs, parmi lesquels Sébastien VANÇON, porteur du projet CanDela.

À l’aune des critères d’évaluation définis par la grille beta.gouv, le jury a eu la tâche difficile de départager les quatre candidats, aux parcours et projets remarquables. La solution CanDeLa n’a, hélas pas été retenue pour débuter la phase de construction dès le mois de novembre 2021.

La qualité et la pertinence des travaux menés durant la phase d’investigation ont toutefois permis de confirmer l’intérêt de la méthode Lean Startup pour développer des produits au plus près des besoins des utilisateurs, et d’ouvrir un dialogue constructif au sein des services de la DGFiP concernés par l’avenir des collectivités locales et les conditions de travail des CDL en tant qu’interlocuteurs privilégiés des élus locaux.

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