OOTS (Once-Only Technical System)

Faciliter les échanges de justificatifs entre les États membres de l'Union Européenne

Contexte

Un nombre croissant d’Européens effectuent, pour diverses raisons, des démarches administratives dans un autre pays de l’UE. Par exemple, les étudiants postulent dans des universités à l’étranger, les citoyens déménagent pour vivre et travailler dans un autre État membre, et les entreprises et travailleurs indépendants proposent leurs services et embauchent des salariés dans différents pays de l’UE. La réalisation de ces démarches suppose que les citoyens et les entreprises interagissent avec différentes autorités publiques afin qu’elles leur fournissent les justificatifs nécessaires à la réalisation de la démarche. Lorsqu’un étudiant postule à un master dans une université en ligne, par exemple, il doit présenter une copie de son diplôme de licence. De même, si un citoyen souhaite faire immatriculer sa voiture après avoir déménagé dans un nouveau pays, il lui est demandé de fournir une copie du certificat d’immatriculation de son véhicule.

Problème

Aujourd’hui, les citoyens et les entreprises de l’Union Européenne doivent fournir des justificatifs de multiples fois lorsqu’ils effectuent des démarches en ligne dans un autre Etat membre. Ils doivent notamment :

Rechercher quels sont les documents à fournir pour mener à bien une procédure en ligne dans un État membre
Déterminer quel est le document équivalent et qui peut délivrer un tel document dans un autre État membre
Télécharger ce document sur le site web d’un État membre puis le téléverser sur le site web de l’autre État membre

Cela peut être source de confusion et rend la réalisation des démarches en ligne chronophages.

Par exemple, en Belgique, les étudiants européens (non belges) doivent fournir un certificat de “composition de famille”, délivré par les communes. Ce justificatif liste les personnes rattachées à une adresse, donnant ainsi une indication du nombre de personnes à charge. Or, ce document n’existe pas en France, donc les universités belges doivent se contenter d’une déclaration sur l’honneur, dont elles doutent parfois de la fiabilité. Les étudiants prennent du temps à comprendre ce qui leur est demandé et à fournir un justificatif équivalent nécessaire à la finalisation de la démarche administrative.

Solution

Face à ce constat, l’Union Européenne a décidé de développer le Once-Only Technical System (OOTS). Ce système a pour fondement juridique :

L’article 14 du SDGR (RÈGLEMENT (UE) 2018/1724) qui établit la nécessité de la mise en place d’un : “système technique pour l’échange automatisé transfrontière de justificatifs et l’application du principe “Once-Only” (dites-le-nous une fois)”
Le règlement d’exécution (UE) 2022/1463 de la Commission Européenne qui établit les spécifications techniques et opérationnelles de OOTS et est applicable à partir du 12 décembre 2023.

OOTS a pour but de permettre le partage sécurisé entre les administrations publiques des pays de l’UE des justificatifs nécessaires à la réalisation des 21 procédures administratives détaillées dans l’annexe II du règlement (UE) 2018/1724. Il met en pratique le principe du « dites le nous une fois » en Europe. Principe selon lequel les citoyens de l’UE ne devraient pas être tenus de fournir des informations aux autorités si une autre autorité détient déjà ces mêmes informations au format électronique.

Stratégie

Il est pour l’instant prévu trois phases de mise en place pour OOTS :

S2 2023 - Construction : développement et déploiement de l’infrastructure technique
S1 2024 - Expérimentation : intégration de OOTS auprès de 2 à 3 fournisseurs de service concernés par les procédures de l’annexe II
S2 2024 - Accélération : intégration de OOTS à de nouveaux fournisseurs de services et incorporation des retours utilisateurs

Pour plus d’information, n’hésitez pas à consulter le site web de la Commission européenne