Problème

Aujourd’hui, les intrapreneur-e-s et l’équipe transverse de l’incubateur Ruche numérique du ministère de l’Agriculture, de l’Agro-alimentaire et de la Souveraineté alimentaire (MAASA) ne disposent pas d’un outil adapté pour suivre leur budget.

• Le système central de gestion (Chorus) n’est pas relié aux outils de suivi internes.
• Les équipes doivent utiliser des tableurs dispersés et des processus manuels à plusieurs saisies.
• Il est difficile de rapprocher les lignes budgétaires en AE et CP de Chorus avec le budget prévu pour chaque projet.
• Le circuit de la dépense reste peu lisible et difficile à expliciter à des non initiés rendant l’autonomisation des intrapreneur-e-s complexe.
• Il y a un manque d’alignement et de transparence entre les parties prenantes (équipe produit, sponsor, bureaux du budget, Ruche) dans les pratiques budgétaires, ce qui pénalise l’intrapreneur-e.

• Il n’y a pas de vue d’ensemble sur tous les budgets des produits numériques pour la Ruche numérique.

  Résultat : manque de visibilité, perte de temps, risques d’erreurs et difficulté à piloter ces projets numériques.

Solution

Pollen propose un tableau de bord budgétaire unifié pour toutes les parties prenantes en se focalisant sur les intrapreneur-e-s du MAASA.

• Connexion aux données de Chorus pour suivre en temps réel les crédits et engagements.
• Rapprochement automatique entre budget alloué et bons de commande émis.
• Tableaux clairs et pédagogiques pour expliquer le circuit de la dépense, préparer et documenter les comités d’investissements.

Objectif : donner aux intrapreneur-e-s un outil fiable, simple et transparent pour piloter leur budget et préparer les comités d’investissements.

Périmètre

• Utilisateurs cibles : intrapreneur-e-s, sponsors et équipes transverses de la Ruche.
• Données intégrées : crédits budgétaires, bons de commande de Chorus, suivi d’exécution (PV, services faits).
• Contexte initial : premières expérimentations sur les startups d’État incubées au MAASA.
• Vision long terme : élargir à l’ensemble des projets numériques du ministère.

Prochaines étapes

• Pilote : mise en place de Pollen en lecture pour les intrapreneur-e-s de la nouvelle promo.
• Tests utilisateurs : recueillir les retours des intrapreneur-e-s sur la clarté des tableaux de bord.
• Améliorations : intégration des attributaires dans l’outil, permettre l’édition à toustes les intrapreneur-e-s de la Ruche Numérique, simplifier l’expérience Grist, documenter le circuit de la dépense et alimenter un kit de prise en main du sujet Budget..
• Déploiement progressif : ouverture du service à tous les produits numériques de la Ruche.

👉 Grist Budget, c’est le pont entre Chorus et les intrapreneur-e-s, pour un budget enfin lisible et maîtrisé.