Traçabilité courrier

Contexte

Le tribunal de Paris est le plus grand d’Europe, regroupant des entitées uniques en France. La masse de courrier qui y transite chaque est énorme. Depuis le dépot de courrier en main propre au service du SAUJ jusqu’à sa destination finale, il peut y avoir jusqu’à huit intermédiaires. De cela découle des difficultées pour les agents du SAUJ et des services à renseigner les usagers sur la transmission et la localisation de courriers entrants. De plus, un temps conséquent des agents est dédié à la traçabilité : sous forme de tableaux excel, de cahiers papier avec émargement obligatoire ou de photocopies de premières pages, les agents n’ont pas un dispositif de traçabilité homogène, rapide et transparent pour répondre aux sollicitations des services pour localiser des courriers.

Objectifs

• Sécuriser et moderniser le circuit du courrier au sein de la juridiction par le biais d’un outil informatique adapté : être en capacité de localiser un courrier et de s’assurer que le destinataire se l’est vu remettre
• Renseigner efficacement et dans un délai raisonnable les usagers (justiciables et auxiliaires de justice) sur la transmission et la localisation d’un courrier déposé au SAUJ
• Uniformiser les pratiques pour l’ensemble des services de la juridiction : parvenir à mettre en place un système de traçabilité commun aux services, simple et fonctionnel : abandon de pratiques désuètes (multiples saisies informatiques sur divers tableaux et abandon des nombreux cahiers et registres papier)

Solution

En investigation