Assistant RH

Contexte

L’analyse initiale de la DGAFP, menée en collaboration avec la DINUM, a pointé la situation avec le plus d’irritants comme étant celle des gestionnaires RH des secrétariats généraux communs départementaux (SGCD) au sein de l’administration territoriale de l’État (ATE).

Pour mémoire, le périmètre de l’ATE est composé du ministère de l’intérieur (MI), des ministères sociaux (MSO), du ministère de l’agriculture et de la souveraineté alimentaire (MASA), des ministères de l’aménagement du territoire et de la transition écologique (MATTE), et des ministères économiques et financiers (MEF).

Ce cas d’usage des SGCD sera priorisé dans la phase d’élaboration du nouveau produit.

On observe une hétérogénéité de l’organisation des pôles RH au sein des SGCD. Les gestionnaires RH peuvent en effet être organisés selon différentes logiques :

• ministérielle versus interministérielle

• par thématiques

• par catégorie des agents

Dans ce contexte, il en ressort que le gestionnaire RH dispose d’un portefeuille varié.

Problème

Une investigation a été réalisée début 2025 par la DINUM au sein de plusieurs SGCD conduisant à 41 entretiens avec des responsables ou gestionnaires RH. Des conseillers RH au sein des plateformes régionales d’appui interministériel à la gestion des RH (PFRH) ont également été auditionnés.

Principaux irritants remontés du terrain :

• Accéder à la source réglementaire à jour rapidement (l’accès à la source n’est pas homogène selon les ministères ; différentes plateformes de centralisation de l’information) ;

• Gérer une hétérogénéité forte des pratiques entre les ministères (l’utilisation de la circulaire ministérielle est privilégiée à la norme réglementaire interministérielle) ;

• Obtenir une réponse adaptée selon la situation de l’agent ;

• Ne pas être en capacité de répondre rapidement aux agents en raison de la complexité à naviguer dans l’information ;

• Commettre des erreurs / imprécisions dans les réponses aux agents ;

• Faire face à une pression continue dans le traitement des demandes des agents.

Conséquences :

• Allongement des délais de réponse ;
• Possibilités d’erreurs dans les réponses face à l’hétérogénéité des sources ;
• Augmentation de la pression et du stress au travail.
• Turn-over important des équipes des gestionnaires RH en SGCD.

Solution

Face à une question RH, une IA générative permettrait aux gestionnaires RH des SGCD de disposer d’une première analyse rapide basée sur un corpus réglementaire à jour.

L’objectif est d’obtenir une amélioration sensible du service rendu aux agents de l’ATE, d’améliorer les conditions de travail des gestionnaires RH des SGCD, d’installer les SGCD comme interlocuteur de référence pour toutes les questions RH (quel que soit le ministère dont relève l’agent), et de limiter la saisine des services d’administration centrale.

À noter : il existe un potentiel de réduction du nombre de recours administratifs (hiérarchiques ou contentieux) grâce à une amélioration de la qualité des réponses données par les agents RH des SGCD

Il est important de souligner qu’il s’agit d’un projet qui s’inscrit dans la durée, car il faut que les données soient régulièrement actualisées afin de tenir compte des évolutions législatives et/ou réglementaires en matière RH.

Phase de préfiguration et objectif à 6 mois : déployer un premier MVP performant en situation réelle

Première itération (de septembre 2025 à mars 2026) :

• expérimenter sur un périmètre restreint

• 1 ministère de l’ATE

• 7 SGCD volontaires (+ 2 PFRH + 1 DREAL)

• une thématique RH à fort enjeu et donc à fort impact (les contractuels)

Les principaux indicateurs de la première itération :

• Taux de pertinence des réponses : 70 %
• Confiance dans les réponses fournies : 78 %
• Délai de réponse aux agents : 12 minutes de gain en moyenne par réponse
• Qualité de vie au travail des gestionnaires RH des SGCD : 86 % (de réponse “Oui, cet outil améliorerait la QVT”)

Phase de pérennisation : développer la version interministérielle de l’outil

Seconde itération (de mars à octobre 2026)

• établir le périmètre aux 5 ministères de l’ATE (MATTE, MI, MSO, MASA, MEF) et tester la pertinence de l’outil dans une version interministérielle
• Conserver les mêmes testeurs et la même thématique RH (les contractuels)

Les principaux indicateurs de la première itération :

• Taux de pertinence des réponses : 82 %
• Confiance dans les réponses fournies : 79 %
• Délai de réponse aux agents : 11 minutes de gain en moyenne par réponse
• Qualité de vie au travail des gestionnaires RH des SGCD : 88 % (de réponse “Oui, cet outil améliorerait la QVT”)

Lors du 2ème comité d’investissement du 15 octobre 2026, la généralisation du produit a été arbitrée

• Lancement de la 3ème itération de novembre 2026 à mars 2027 :
• Ouvrir et généraliser l’outil à l’ensemble des SGCD, d’abord sur la gestion des contractuels en multi-ministériel
• Intégrer de nouvelles thématiques RH par incréments successifs
• Homologation de l’application, connexion des gestionnaires via ProConnect, nouvelle interface et intégration de l’historique de conversation
• Maintien de la trajectoire de convergence vers L’Assistant IA de la DINUM

Au delà de la généralisation aux gestionnaires des SGCD, il sera étudié en 2027 l’ouverture aux autres gestionnaires RH des ministères de l’ATE (échelon central, régional, etc.) et à d’autres ministères hors périmètre ATE.