Locadocs

Le contexte

Comment retrouver un jugement de divorce, un permis de construire ou encore un dossier scolaire ? Accéder à un document public (document administratif ou judiciaire) relève parfois du parcours du combattant pour les usagers.

Rarement familiers de l’organisation des services publics et de la production administrative, les usagers s’adressent souvent au mauvais interlocuteur ou demandent l’accès au mauvais document. Par exemple, un usager qui souhaite accéder au permis de construire de sa maison peut être amené à s’adresser, selon la date du permis, à trois services différents.

Ces difficultés sont autant de freins à l’exercice du droit d’accès aux documents administratifs et aux archives publiques. L’orientation des usagers représente par ailleurs une charge de travail non négligeable pour les services publics d’archives, qui traitent près de 250 000 recherches par correspondance chaque année.

Le problème à résoudre

Comment pourrions-nous améliorer l’information et l’autonomie des usagers qui recherchent un document administratif ou judiciaire en facilitant l’identification du bon interlocuteur, et tout en allégeant la charge de travail de l’administration en matière d’orientation des usagers ?

La solution

L’objectif de Loc@docs est de proposer un outil directement sur le parcours de l’usager, au plus près de l’endroit où il débute ses recherches. Nous souhaitons donc concevoir une application qui pourra être embedée facilement sur les sites des guichets des administrations (sites des collectivités territoriales, sites des administrations de l’Etat, sites des services d’archives).

Côté frontend : Un applicatif front, intégré à des pages de sites institutionnels, qui guide l’usager dans sa recherche en lui apportant une information sur sa démarche, lui indique le service qui conserve le document recherché et lui permette de déposer auprès de ce service une demande claire et complète.

Côté backend : Une base de données co-construite avec les services locaux qui tienne compte des spécificités du terrain en matière d’organisation des services.

Strategie à 6 mois

A partir d’avril 2021, la phase de construction a pour objectif de tester une première version de l’outil sur deux typologies de documents (permis de construire et une autre typologie à définir) sur un terrain d’expérimentation local (ex. une métropole).

Mesure d’impact

La problématique que nous traitons manque cruellement de données chiffrées. Nous travaillons actuellement à définir des objectifs chiffrés autour de 3 indicateurs :

• Le % d’erreur d’orientation usager évitée
• La part d’audience visée pour les thématiques sélectionnées dans l’outil
• Le nombre de services qui intègrent l’outil à leur site internet

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