OSCARS
Optimiser le processus de mise en formation de l'armée de Terre
Contexte
Le produit OSCARS permet de répondre à plusieurs problématiques métier que rencontre les agents travaillant sur la Mise En Formation de la DRHAT (Direction des Ressources Humaines de L’armée de Terre).
Problème
La mise en formation est un sujet impactant plus de 500 agents. L’armée de Terre gère plus de 53000 demandes de stages et 49000 stagiaires en formation par an sur 160000 bénéficiaires (réservistes inclus).
Les différents agents intégrés dans le processus de mise en formation rencontrent les problèmes suivants :
- Organisationnels : certains agents effectuent des manipulations chronophages sans valeur ajouté pour palier à des manipulations non faites par d’autres acteurs.
- De visibilité de l’information : Les agents subissent de nombreuses sollicitations des demandeurs par manque de visibilité sur leur suivi.
- De partage de l’information : la plupart des agents utilisent des fichiers excel « personnels » pour le suivi. De plus, certaines actions se font de manières manuelles comme la gestion des annulations de stages.
- Outils : certaines actions ne sont pour le moment pas digitalisées ce qui fait perdre beaucoup de temps aux agents comme la gestion des remplacements de candidats aux annulations de stage.
Objectifs
L’outil OSCARS permettra à terme de :
- Centraliser les informations dans un seul outil de planification (vs actuellement, il existe autant de fichiers que d’acteurs),
- Fluidifier Améliorer la transmission des informations entre les acteurs,
- Améliorer l’accès aux formations aux demandeurs,
- Numériser les processus de gestion des remplacements des candidats.
Chronologie
Étape 1 (début décembre 2022) : cadrage du projet, entretiens avec les opérateurs des différents services, parcours d’utilisation des outils actuels.
Étape 2 (janvier 2023) : réalisation des wireframes.
Étape 3 (février 2023) : test des wireframes auprès des utilisateurs.
Étape 4 (mars 2023) : présentation des travaux et déclinaison UI des écrans.
Étape 5 (avril 2023) : début du développement et déclinaison UI des écrans.
Résultat
OSCARS permettra d’optimiser le processus de mise en formation et de décloisonner le passage d’information entre les différents acteurs.
OSCARS est portée par La Fabrique Numérique du Ministère des armées.
Ce service numérique est sponsorisé par Ministère des Armées
- Accessibilité : non conforme
- Sécurité : niveau inconnu
- Bonnes pratiques : non suivies
En quelques dates
5 décembre 2022
6 février 2023
L'équipe
Jennifer Le Cann
UX/UI Designer au sein de la Fabrique Numérique du ministère des Armées
UX/UI
Sophie Larroumet
Product Manager