Conventions d'hébergement asile simplifiées

Contexte

L’Etat finance environ 120 000 places d’hébergement pour demandeurs d’asile gérées par des opérateurs (associations….). Pour être financés, les opérateurs répondent à des appels à projet pour envisager la signature d’une convention.

Le parc compte aujourd’hui près de 120 000 places et 1 Md€ de budget. Le produit numérique a vocation à couvrir l’ensemble des missions liées au cycle de vie du parc d’hébergement (ouverture, fermeture de places, renouvellement de conventions…) auprès de 1 200 structures d’hébergement sur tout le territoire national.

Cet outil centré sur les lieux d’hébergement et leurs conventions, a vocation à améliorer les process métiers liés à la politique d’hébergement des demandeurs d’asile et à faciliter le pilotage stratégique du parc d’hébergement.

En l’absence d’outil numérique dédié à la gestion contractuelle entre les services de l’Etat et les opérateurs, la startup d’État a vocation à réduire les délais d’ouverture des places par une accélération des délais administratifs (lancement des appels à projet auprès des opérateurs ; instruction des projets ; signature des conventions ; financement des places ; contrôle et inspection des prestations financées…). Le produit numérique devra également cartographier le parc pour agir sur les leviers efficacité de la politique publique (analyse des coûts, évaluation des opérateurs…).

Ce pilotage complexe associe une multitude d’acteurs institutionnels (administration centrale, services régionaux et départementaux de l’Etat) et associatifs. Il pourra répondre aux objectifs de performance par la mise sur pied d’un outil numérique dédié en créant un point d’entrée et de suivi en commun des processus. La sécurisation des procédures administratives, l’accès centralisé aux informations utiles, la réduction des délais constituent les principaux enjeux du pilotage du parc d’hébergement.

Problème

Un produit numérique pour répondre aux difficultés actuelles du pilotage du parc d’hébergement des demandeurs d’asile recensées lors d’une concertation avec les acteurs de terrain, futurs utilisateurs qui utilisent aujourd’hui des outils « maisons » de type tableur excel.

Problèmes majeurs : absence de convergence entre le délai administratif et le délai opérationnel, retardant l’ouverture effective des places ; absence d’outil de pilotage en temps réel pour le suivi d’un parc de places conséquent ayant des marges d’optimisation.

=> inefficience des Processus : Délais administratifs trop longs pour l’ouverture des places. 1 jour de retard = 1 nuitée perdue.

=> manque de visibilité sur la gestion du parc : Difficulté à suivre les places ouvertes/disponibles et les budgets alloués. 1 jour de retard = 1 dépense de crédits peu efficiente.

=> moyens limités pour mener un dialogue de gestion performant face aux opérateurs. Absence d’outil de pilotage = faible analyse des coûts.

Conséquence : Difficulté à améliorer la performance de gestion des places pour héberger plus, vite, mieux et à coût constant.

Solution

La nécessité de mesurer rapidement les impacts du SI par le déploiement de briques fonctionnelles. Le projet numérique constitue une évolution fonctionnelle pour l’ensemble des acteurs de la chaîne de l’hébergement des demandeurs d’asile, opérateurs inclus. Le projet répond à des enjeux de modernisation, de qualité et de performance : sécurisation du pilotage, création d’une base de données fiabilisées, rationalisation des process, anticipation des besoins « métier » et facilitation des tâches à réaliser par les agents notamment dans le pilotage budgétaire.

Plusieurs impacts sur la politique publique d’hébergement des demandeurs d’asile sont identifiés :

• réduire le délai d’ouverture des places d’hébergement pour “héberger plus vite” ;
• analyser les coûts opérationnels et optimiser la dépense pour “héberger plus efficacement” ;
• redéployer du temps agents sur des missions à forte valeur ajoutée comme le contrôle qualité pour “héberger mieux”.

Stratégie

Nos objectifs d’impact :

Héberger plus vite : Faire converger le délai administratif et le délai effectif d’ouverture des places ; réduction de 30 % des délais d’ouverture : passer d’un délai de 7 à 4,5 mois.

Héberger plus efficace : Analyser les coûts opérationnels : supprimer 80% de reconductions de conventions avec les centres d’hébergement déficitaires pour mauvaise gestion ; avancer le délai de consommation de 4,5 mois dans l’année liée au délai d’ouverture effective.

Héberger mieux : augmentation de la qualité de service : redéployer 15 % du “temps agents” à la mission contrôle qualité, soit +20 % de contrôles.