Le contrat d'apprentissage dématérialisé pour les employeurs publics

Constat

Il n’existe qu’une version papier du CERFA Contrat d’apprentissage que les employeurs publics des trois fonctions publiques :

• peinent à remplir ;
• doivent envoyer par courrier postal ou par courriel aux DREETS ;

Les services des DREETS, à réception du CERFA, doivent ressaisir tous les éléments dans leur application, voire les retourner en cas d’erreurs ou d’incomplétude. Entre la prise en charge du dossier par un agent de la DREETS jusqu’au dépôt effectif du CERFA, le suivi du dossier transmis n’est pas connu des employeurs.

Les apprentis sont parfois éloignés de leur lieu de recrutement et doivent revenir sur place pour signer leur contrat.

La solution

• Un formulaire à saisir en ligne : la complétude est guidée (bulles d’information) et intègre des contrôles règlementaire et de cohérence et des référentiels adéquats (par exemple, code INSEE, code postaux, code RNCP, etc.) ;
• L’export automatique des données dans le SI AGECAP (c’est-à-dire le SI déployé récemment dans les DREETS pour la saisie et le dépôt des contrats), pour instruction par les DREETS avant dépôt du contrat ;
• La mise en place d’une signature électronique des parties prenantes (CFA, employeur, apprenti(e)).

Les bénéfices attendus

• Limiter les erreurs : en automatisant des contrôles de cohérence et des contrôles réglementaires ;
• Alléger la charge de saisie pour l’employeur et l’organisme de formation : en complétant automatiquement plusieurs champs grâce à une seule donnée saisie ;
• Fluidifier le circuit lié au dépôt des contrats en permettant une saisie collaborative des éléments entre l’employeur public et l’organisme de formation, dès que l’apprenti est retenu, avec une complétude du CERFA :
  1. au fur et à mesure des informations à récupérer, de l’établissement de la convention
  2. et d’éventuels autres documents complémentaires à joindre en fonction des cas particuliers
  3. totale, grâce à l’option de signature électronique rendue possible pour les parties
• Suivre en temps réel l’examen du dossier, afin de détecter les anomalies dès la saisie et de raccourcir les délais de transmission du contrat ;
• Gagner du temps pour chacun des agents gestionnaires des DREETS,: l’absence de ressaisie et la réduction des contrôle et de l’assistance leur permettant de réaliser des activités à plus forte valeur ajoutée ;
• Faciliter l’étude statistique autour des contrats d’apprentissage de la fonction publique en recueillant et en traitant les données de saisie.