Usine à chatbots

Contexte

Le projet a été initié par la RH Marine qui souhaitait mettre à disposition de ses agents un chatbot qui répondrait aux questions RH. Afin de faire bénéficier d’autres projets de chatbot au sein du ministère, ce projet s’est transformé en un projet plus global d’usine à chatbots.

Problématique

L’objectif de l’Usine à chatbots est de redonner l’autonomie aux métiers en leur fournissant un outil complet clé en main,entièrement personnalisable et facile à prendre en main. En 4 étapes et en moins de 48h (sur Internet), les agents peuvent se créer leur propre bot, techniquement prêt au lancement.

Objectifs

• Offrir une solution clé en main, facile à utiliser pour les agents, sans besoin de connaissance technique
• Décharger les agents des questions-réponses chronophages et répétitives pour qu’ils puissent consacrer plus de temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée
• Pouvoir personnaliser, faire vivre et maintenir la base de connaissance
• Disposer d’une vision globale des chatbots créés au sein du ministère

Chronologie

étape 1 (février 2020) cadrage du projet, entretiens avec des bots manager
Livrable : parcours de création de chatbot et de l’interface de gestion

étape 2 (mars-avril 2020) réalisation des wireframes
Livrable : wireframes

étape 3 (avril 2020) début des maquettes

étape 4 (avril-septembre 2020) développement du PMV

étape 5 (oct 2020-juin 2021) Tests utilisateurs, audit accessibilité, améliorations, ajouts de nouvelles fonctionnalités, démos et formations

étape 6 (juin 2021) homologation bot marine

étape 7 (juin 2022) homologation de l’usine à chatbots

étape 8 (juin 2022) atterrissage du bot marine sur Intradef (Préproduction)

étape 9 (Fin 2022) ouverture du service au public sur Intradef

Livrables

L’Usine à chatbots est composée de 6 produits numériques :

• Un site vitrine (internet) qui présente le produit
• Une documentation
• Une interface permettant de créer un chatbot
• Une interface de chatbot (autonome ou intégrée)
• Une interface de gestion pour travailler sur les connaissances de votre chatbot
• Un tableau de bord de l’usine à chatbot

Résultats

3 chatbots réalisés avec l’usine à chatbot :

• Chatbot RH Marine- CIPAL Socrate
• Chatbot RH civil - Gédéon
• Chatbot interne pour la gestion de la solde

Sur une période d’un an, le chatbot de la RH marine présente :

• un taux de réponse de 83%
• plus de 500 sessions par mois
• plus de 1600 questions posées par mois