APiLos

Problème 👀

Chaque année, plus de 15 000 conventions sont signées entre l’Etat et les bailleurs de logements sociaux, afin de permettre aux ménages d’accéder à des logements sociaux.

Cependant, le remplissage long et compliqué des conventions APL est source d’erreurs. Il y a un impact sur toute la chaîne du conventionnement ; de l’instruction, à la mise en service.

Or c’est un document pivot et vecteurs de droits essentiels pour les locataires concernés:

• Des mises en services sans convention, avec des avenants rarement réalisés, entraînant une insécurité juridique et des sources d’erreur sur les statistiques du logement en France
• Attentes de versement des APL pour les locataires en raison des difficultés d’accès aux conventions pour les autres parties prenantes du conventionnement (ex : CAF, préfectures, MSA)
• absence de cohérence entre les demandes de financements/d’agrément et conventionnement APL, les bailleurs sociaux doivent à nouveau toutes les informations du programme

📑 La convention APL

Le conventionnement APL arrive à la fin du processus du logement social, après l’agrément et le financement. Le conventionnement a été introduit en 1977 et se caractérise par la signature d’un contrat écrit – de nature administrative – entre l’État et les bailleurs de logements à usage locatif.

Solution 💡

Créée en avril 2021, APiLos (Aide au Pilotage du LOgement Social avec APL et API) c’est une une réponse concrète pour simplifier le conventionnement APL.

🚀 APiLos a pour mission de: 

• Faire gagner en rapidité la saisie par les bailleurs de logements sociaux, ainsi que les instructions par les services déconcentrés de l’Etat et les collectivités délégataires
• Simplifier le process du conventionnement APL de la création de la convention APL à sa résiliation/dénonciation en passant par les avenants
• A terme, de disposer de statistiques en temps réel sur la politique du logement en France

🚀 APiLos, en quelques mots, c’est :

• un portail qui pré rempli et automatise les conventions, avenants

• un outil de suivi de la vie des conventions

• une plateforme d’échange

• un outil sur-mesure et évolutif grâce aux retours utilisateurs

• le module conventionnement du SIAP (Système d’Information des Aides à la Pierre)

👩‍💻 APiLos s’adresse aux:

• Bailleurs de logements sociaux

• Services déconcentrés (DDT, DDTM, DRHIL, DREAL…)

• Collectivités délégataires (délégataire d’aide à la pierre de type 3, sans mise à disposition des agents de l’Etat, ou de type 2)

• Partenaires des conventions APL (CAF, MSA, Préfecture, association HLM…)

📍 Les bénéfices pour les utilisateurs

1. Les services déconcentrés et les délégataires des aides à la pierre

• Instruire directement en ligne les conventions et avenant en étant déchargés de la vérification des paragraphes régulièrement modifiés ou supprimés,

• Bénéficier du contrôle systématique de l’outil sur les principaux champs préalablement sources d’erreur (ex : date de fin de convention),

• Apporter rapidement vos demandes de compléments,

• Échanger facilement avec les bailleurs sur les points à modifier

• Générer en ligne une convention APL et avenant au format CERFA

• Retrouver toutes vos conventions et avenants sur un même outil

1. Les bailleurs sociaux

• Remplir uniquement les champs requis des conventions et avenants,

• Disposer d’un formulaire prérempli automatiquement grâce aux informations connues par l’Etat,

• Avoir accès à un suivi en temps réel de l’avancée des conventions,

• Retrouver en un clic les conventions validées passées.

APiLos aujourd’hui 🔛

Aujourd’hui = septembre 2024.

Toutes les conventions (création, instruction) avec le lien avec le financement mais aussi la vie la vie des conventions sans oublier un lieu de stockage unique pour tous

🛫 APiLos, demain ?

Parce que c’est un outil en constante évolution et amélioration, l’équipe travaille entre autre et en bref sur étudier la reprise des données saisies en dehors d’Ecoloweb (ex : tableau Excel…), amélioration du “dites le nous une fois”, lien entre financement et conventionnement, amélioration du process des avenants et la possibilité de l’extraction des données des conventions APL par le module infoSIAP

Stratégie de diffusion 📈

Présent sur toute la France

Possibilité d’en savoir plus: https://siap-logement.atlassian.net/wiki/x/EwBF

Impact 🌎

Enjeux 2024

🥅 Impact 1 : Simplifier le conventionnement

🤔 Gain de productivité des agents en charge de l’instruction

🎉 On aura réussi si :

• Le bailleur peut remplir une convention en moins de 15’ (2h aujourd’hui)
• Le délai d’instruction est réduit à 1 jour (30 aujourd’hui)

⇒ Quelles fonctionnalités permettent aux instructeurs de gagner du temps ?

⇒ Quelles évolutions réglementaires ?

🥅 Impact 2: Améliorer le pilotage

🤔 Meilleur pilotage de la construction de logement social ; réduction du coût de réalisation des enquêtes

🎉 On aura réussi si :

• Apilos fournit une vue exhaustive des mises sur le marché des logements sociaux
• Apilos fournit une vue exhaustive du parc des logements

⇒ Quelles sont les actions nécessaires pour garantir l’exhaustivité du flux ?

⇒ Quelles sont les actions nécessaires pour avori de la vue sur le stock ?

🥅 Impact 3: Fluidifier la vie de la convention

🤔 Gain de temps pour les partenaire & meilleure satisfaction des instructeurs

🎉 On évaluera

• L’évolution du taux de convention acceptée à la première présentation
• Le nombre de partenaires utilisateurs actifs

🎯 OKR à 6 mois (Avril - Octobre)

Retrouver une maîtrise sur le niveau de satisfaction de nos utilisateurs

• Taux de recommandation bailleur : 7,5 (+0,5)
• Taux de recommandation instructeur : 7 (+0,5)

Assurer un bon niveau de satisfaction du support

• Délai de prise en charge inférieure ou égale à 48h
• Niveau de satisfaction du support > 3,5/5 (+0,5)

Mise en œuvre d’une nouvelle dynamique d’équipe

• Satisfaction de l’intrapreneur & de l’équipe

• Rythme de mise en production

Enjeux 2023

• Préparer le rattachement d’APiLos au SIAP en avril 2023

APiLos via une API se rattachera au système d’Information des Aides à la Pierre (SIAP), développé par les équipes du ministère en charge du logement. Cet ambitieux projet SI vise à refondre la façon dont sont financés puis conventionnés les logements sociaux, en France. Le SIAP entrera en production au niveau national en avril 2023. 

• Investiguer et rechercher de nouveaux impacts auprès de nouveaux partenaires (CAF, SPF…) 

Les objectifs datés

• Fin février - Disposer de 50 couples Instructeurs-bailleurs formés à l’utilisation d’APiLos, afin de dérisquer le déploiement national d’APiLos en avril 2023 en France
• Fin mars - Couvrir l’ensemble des fonctionnalités requises pour répondre à 100 % des besoins de conventionnement (ex : convention HLM, foyers résidences…)
• Fin mai - Avoir assuré le maintien de l’expérience utilisateur après la bascule d’APiLos dans le SIAP

Les KPI

• Aujourd’hui, APiLos est présent dans plus de 35 départements. 
• Depuis sa mise en ligne 9 400 logements ont été réalisés via la plateforme APiLos. (A titre de comparaison, en 2021, 75 000 logements ont été mis en service). Ainsi, APiLos serait en mesure de couvrir 10% du parc de logements sociaux. 
• Nous mesurons également notre impact via deux indicateurs : le temps de traitement d’une convention et la satisfaction de nos 560 bailleurs et plus de 260 instructeurs utilisateurs.